Сколько хранить акт уничтожения данных и выгрузку журнала событий?

По требованиям, действующим с марта 2023 года, подтверждающие документы хранят три года. При автоматизированной обработке нужны акт и предусмотренная выгрузка.

Civius, юридическая компания Тимур Астахов, юрист; правовая позиция на 2023-04-14

Короткий ответ

Три года по требованиям к подтверждению уничтожения, действующим с марта 2023 года. При автоматизированной обработке подтверждением служат акт и предусмотренная выгрузка журнала событий.

Для обработки без автоматизации предусмотрен акт. Разные способы нельзя без уточнения оформлять одним объяснением «всё удалили».

Что подтверждают документы

Приказ Роскомнадзора от 28 октября 2022 года № 179 определяет требования к составу подтверждения.

Нужно зафиксировать соответствующие данные об уничтожении, носителе или системе, способе и причине. Если часть необходимых сведений невозможно отразить в выгрузке, порядок предусматривает их отражение в акте.

Цель – иметь проверяемое подтверждение действия, а не только подписанный документ с общей фразой.

Нужно ли ради доказательства хранить уничтоженную базу

Нет, срок хранения подтверждающих документов не является разрешением оставить всю исходную информацию.

Уничтожение означает невозможность восстановить содержание данных. Поэтому сохранённая полная копия в другой папке может противоречить самому смыслу выполненного действия.

Как связать акт и технические записи

Сопоставьте дату, систему и состав уничтожения так, чтобы было понятно, к какому действию относятся доказательства. В организации нужно обеспечить хранение именно необходимых подтверждений и их защиту.

Это позволяет при обращении человека или ведомства показать, что обязанность исполнена фактически, а не только заявлена в ответном письме.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.