Что включить в выгрузку журнала при уничтожении персональных данных
Выгрузка должна связывать уничтожение с определённым человеком, категориями данных, системой, причиной и датой. Одной технической записи об успешной операции недостаточно.
Короткий ответ
Выгрузка из журнала событий должна показывать, чьи данные уничтожены, какие категории данных затронуты, из какой информационной системы они удалены, по какой причине и в какую дату. Эти сведения предусмотрены пунктом 5 требований, утверждённых приказом Роскомнадзора от 28 октября 2022 года № 179.
Для обозначения человека можно указать фамилию, имя и отчество, если оно есть. Допускается и другая информация, относящаяся к определённому физическому лицу. Поэтому задача не обязательно состоит в повторном сохранении полного имени. Но запись должна позволять связать уничтожение с нужным человеком: непонятный код без объяснимой связи с ним эту задачу не решает.
Категории уничтоженных данных и название системы отвечают на разные вопросы. Например, из кадровой системы могли уничтожить контактные сведения бывшего кандидата, а из другой системы – историю его обращений. Запись «данные удалены» не показывает ни состав уничтоженного, ни место выполнения операции. При этом требование назвать категории не означает необходимости включать в подтверждение все удалённые значения.
Причина и дата также нужны отдельно. Отметка об успешном выполнении команды описывает технический результат, но не объясняет, почему данные уничтожили: например, из-за достижения цели обработки или отсутствия основания для дальнейшего хранения.
Перед сохранением выгрузки полезно проверить её как самостоятельный документ: понятны ли человек, состав данных, система, основание события и дата без устных пояснений администратора. При автоматизированной обработке приказ предусматривает подтверждение уничтожения актом и выгрузкой журнала. Поэтому корректная выгрузка не заменяет акт и не превращает любую техническую запись в достаточное подтверждение всего процесса.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Сколько хранить акт уничтожения данных и выгрузку журнала событий?
- Какие средства уничтожения персональных данных описаны в законе № 233-ФЗ?
- С какого момента считать три года хранения подтверждений уничтожения данных?
- Когда уничтожают записи о посетителях суда?
- Чем рискует бывший системный администратор, скопировавший переписку и удаливший данные?
