Когда электронный акт уничтожения данных приравнивается к бумажному?

В описанном случае цифровой акт, заверенный электронной подписью, равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Сам файл без подписи этого не подтверждает.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2022-11-29

Короткий ответ

В описанном порядке цифровой акт об уничтожении персональных данных, заверенный электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному акту с собственноручной подписью. Одного электронного файла с текстом акта для этого условия недостаточно.

Такой вывод приведён в обзоре приказа Роскомнадзора от 28 октября 2022 года № 179. Пример касается автоматизированной обработки без одновременной ручной: уничтожение подтверждают актом и выгрузкой из журнала событий системы.

Что проверить у электронного документа

Нужно различать исходный электронный акт, его подпись и изображение бумажного документа. Скан с видимой подписью человека не следует автоматически считать тем же способом оформления, что электронный документ, подписанный предусмотренной электронной подписью.

Для дальнейшего подтверждения важно сохранять документ вместе с данными, позволяющими проверить его подпись. Если хранится только распечатка или файл, из которого связь с подписью утрачена, доказать надлежащее оформление может оказаться сложнее.

При этом выбранный обзор не позволяет объявить единственно допустимым определённый вид подписи. Для конкретного процесса нужно проверить применимые требования, полномочия подписанта и фактический способ подписания. Нельзя заменить эту проверку общим словом «электронно».

Равнозначность формы также не исправляет содержание. Подписанный акт должен подтверждать реальное уничтожение соответствующих данных, а требуемая выгрузка не исчезает только потому, что акт оформлен цифровым способом.

Ответ объясняет условие равнозначности в описанной процедуре с марта 2023 года. Он не утверждает, что любой подписанный файл доказывает любое удаление без анализа его содержания и событий системы.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.