Каковы сроки хранения дела и давность справок для кандидата на временное замещение нотариуса?
Личное дело хранится 50 лет вместо 75. Справки об отсутствии судимости, из наркологического и психоневрологического диспансеров должны укладываться в год до подачи.
Короткий ответ
По изменениям, описанным 17 октября 2022 года, срок хранения личного дела временно замещающего нотариуса сократили с 75 до 50 лет. Для документов кандидата действует другая временная граница: справки об отсутствии судимости, из наркологического и психоневрологического диспансеров должны быть выданы не более чем за год до даты подачи документов.
Это разные сроки с разным назначением. Пятьдесят лет относятся к сохранности сформированного личного дела. Один год – к допустимой давности конкретных справок в момент обращения. Нельзя из длительного хранения дела вывести, что любая справка в нём остаётся подходящей для нового представления независимо от даты выдачи.
Например, человек собирает документы для получения полномочий по замещению и уже имеет справку из диспансера. Проверять нужно промежуток между её выдачей и подачей документов. Факт, что похожая справка когда-то была принята или хранится в другом деле, не отвечает на вопрос соблюдения указанной годовой границы.
Изменения предусмотрены приказом Минюста России от 30 сентября 2022 года № 210. Они относятся к специальному порядку замещения временно отсутствующего нотариуса. Это не универсальная норма о хранении всех личных дел работников и не разрешение любому работодателю требовать такие медицинские справки.
Для практической проверки полезно разделить две задачи: комплектность и даты представляемых документов, затем режим хранения уже сформированного дела. Наличие медицинских и иных чувствительных сведений требует учитывать круг допущенных лиц и цель работы с документами. Сам по себе большой срок хранения не означает свободного использования справок для любых последующих кадровых решений.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Почему согласие в личном деле может храниться вместе с делом 50 или 75 лет?
- Можно ли отобрать личное дело на постоянное хранение после истечения срока?
- Сколько хранить утверждённые графики отпусков по источнику апреля 2024 года?
- Когда отсутствие зарплатных лицевых счетов ведёт к длительному хранению регистров?
- Нужно ли обезличивать документы при обязательном архивном хранении?
