Можно ли одним приказом утвердить доступ к кадровым данным и к информационной системе?
Да, оба перечня можно объединить в одном приказе. Это не отменяет необходимости определить фактических допущенных лиц и права в информационной системе.
Короткий ответ
Да, в прочитанном экспертном фрагменте допускается объединить оба перечня одним приказом. Один касается лиц, которым по трудовым задачам предоставляется доступ к персональным данным работников, другой – работников, имеющих доступ к данным в информационной системе. Общий документ не делает эти вопросы одинаковыми.
Первый правовой ориентир – статья 88 ТК РФ, второй – подпункт «в» пункта 13 требований по постановлению Правительства РФ № 1119. Организационное объединение позволяет избежать двух несогласованных документов, сохранив содержание обоих решений.
Например, кадровик работает с бумажными документами и определённой системой, а другой сотрудник получает только отдельную справку для своей функции. Указание обоих в общем приказе не должно означать предоставление им одинаковых технических прав ко всей базе. Нужно описать соответствующий объём доступа.
Практически перечень можно включить в текст приказа или оформить приложением. При объединении полезно ясно указать, кого допускают, к каким сведениям и системам, для каких обязанностей. Название документа само по себе не показывает, что эти решения приняты.
Важно и соответствие фактическим настройкам. Если приказ ограничивает доступ, а старая учётная запись сохраняет широкие права, один документ проблему не решает. При смене сотрудников и обязанностей требуется пересматривать применимые перечни и доступ.
Ответ передаёт допустимый способ оформления из законченного публичного фрагмента. Это не обязательная единая форма для всех работодателей и не разрешение объединить разные функции в неопределённую фразу «доступ к персональным данным разрешён всем указанным лицам».
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Может ли директор временно выполнять обязанности специалиста по данным?
- Как оформить, кому из работников доступны зарплатные сведения и в каком объёме?
- Что доказывает приказ о доступе работника при расследовании разглашения персональных данных?
- Можно ли обойти требования к персональным данным, объявив клиентскую базу коммерческой тайной?
- Как защитить конфиденциальность внутренних жалоб сотрудников?
