Бывший работник требует уничтожить данные: как ответить

Требование правомерно, но не всегда означает уничтожение всех сведений. Обязательные кадровые и учётные документы сохраняют предусмотренный срок.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-03-25

Короткий ответ

Бывший работник вправе предъявить такое требование. Но оно не всегда обязывает работодателя уничтожить все документы и сведения.

В разборе от 25 марта 2025 года право человека отделено от обязанности организации продолжать законное хранение. Необходимые кадровые, бухгалтерские и архивные документы могут сохраняться без согласия, если для этого есть самостоятельное основание.

Что меняет отзыв согласия

Отзыв согласия предусмотрен частью 2 статьи 9 Закона № 152-ФЗ. По статье 21 этого закона оператор оценивает, остаются ли законные основания обработки.

Если сведения больше не нужны и другого основания нет, обработку прекращают и выполняют требования об уничтожении. В источнике для соответствующего сценария указано не более 30 дней после отзыва.

Но отмена согласия не прекращает законную обязанность хранить документ. Поэтому нельзя ни отказать во всём требовании, ни уничтожить всё автоматически.

Какие сведения сохраняются

Статья 17 Закона об архивном деле требует обеспечить сохранность соответствующих документов. По Перечню Росархива № 236 определяются сроки для трудовых договоров, кадровых приказов, личных дел и иных видов документов.

Архивные документы сохраняют установленное время. Носитель сам по себе не меняет срок: электронный архив также может храниться дольше пяти лет.

Источник специально оговаривает, что позиция об уничтожении данных информационной системы через пять лет после увольнения не была поддержана в Постановлении Девятого ААС от 09.02.2022 № 09АП-87227/21. Поэтому пять лет нельзя применять как универсальный предел для всех кадровых сведений.

Что может подлежать удалению

После увольнения может исчезнуть необходимость в корпоративном справочнике, публикации сведений на сайте, рассылках на личные контакты и других операциях, не связанных с обязательным хранением.

Их нужно оценивать отдельно от кадрового архива. Сохранение трудового договора не означает право продолжать любой доступ или любое использование персональных данных.

Как ответить человеку

Следует определить категории сведений и объяснить, какие удалены или перестали обрабатываться, а какие сохраняются по конкретному законному основанию и сроку. При уничтожении применяют соответствующий порядок подтверждения; архивные документы уничтожаются по архивным правилам.

Такой ответ показывает исполнение требования в допустимой части и причины дальнейшего хранения, вместо общего отказа «вы раньше дали согласие».

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.