По какому курсу возмещать расходы командировки в Беларусь при рублёвом авансе?

В рассмотренной позиции учреждению предложено закрепить порядок пересчёта локально. Справка об обмене подтверждает расходы; курс на дату отчёта не объявлен единственно возможным.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2024-11-27

Короткий ответ

В рассмотренной позиции ноября 2024 года нет одного безусловно обязательного курса для возмещения работнику зарубежных расходов, если федеральное бюджетное учреждение выдало аванс в рублях. Предлагается установить соответствующий порядок в локальном документе.

Пересчёт по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчёта рассматривается как один из вариантов. Но наличие справки об обмене валюты тоже имеет значение: она может подтверждать фактические затраты сотрудника.

Что показывает банковская справка

Справка позволяет установить сумму купленной валюты и фактический курс обмена. Если сотрудники обменяли рубли на разные суммы или в разные дни, их реальные затраты могут различаться.

Однако документ об обмене не подтверждает автоматически, что вся купленная валюта потрачена на командировку. Его нужно сопоставить с документами на проживание, проезд и другие допускаемые расходы.

Возможность ориентироваться на документально подтверждённый курс рассматривается в письме Минфина от 1 февраля 2019 года. Поэтому справку не следует игнорировать только потому, что бухгалтерии привычнее применять единый курс ЦБ.

Что закрепить учреждению

Определите, какой курс используется при наличии подтверждения обмена и что делать, если подтверждения нет. Также установите соответствующую дату расчёта и порядок возмещения перерасхода или возврата остатка.

В исходной позиции перечислены варианты: курс на дату утверждения отчёта, на дату выдачи подотчётных сумм либо подтверждённый курс обмена. Связанный порядок отражения рассматривается с учётом пункта 216 инструкции № 157н.

Это не означает, что для каждого сотрудника можно выбирать удобный процент задним числом. Нужен установленный порядок, который учитывает фактические документы и применяется к соответствующим ситуациям последовательно.

Почему налоговое письмо не решает вопрос компенсации

В разъяснениях о налоге на прибыль могут использоваться фактический курс покупки валюты или курс на дату выдачи аванса. Например, такой вопрос рассматривается в письме Минфина от 24 сентября 2019 года.

Но налоговое признание расходов и сумма, которую учреждение должно возместить работнику, – разные задачи. Нельзя переносить налоговый вариант на расчёт компенсации только потому, что письмо посвящено той же поездке.

Как проверить конкретную командировку

Соберите документы о выданном авансе, обмене валюты, оплате расходов и остатке. Если оплата шла с карты в рублях, дополнительно сопоставьте банковское списание с расходным документом: такая операция отличается от предварительной покупки наличной валюты.

Отдельно определите дни поездки для суточных. Для соответствующих поездок в государства, где нет пограничных отметок, пункт 19 рассмотренного положения предусматривает использование проездных документов. Выбор курса не заменяет этот расчёт.

Примените закреплённый порядок и покажите в расчёте сумму валютного расхода, использованный курс, рублёвый результат и ранее выданный аванс. Тогда итог возмещения можно проверить по документам, а не только по общей сумме в отчёте.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать трудовой договор: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.