Нужно ли письменное согласие для копий паспорта и СНИЛС в личном деле?

В консультации хранение копий связано с письменным согласием. Необходимые сведения и специальные обязанности хранения нужно отличать от избыточной копии.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2026-07-06

Короткий ответ

В приведённом ответе Роструда хранение копий паспорта, СНИЛС и других личных документов в кадровом деле связывалось с письменным согласием работника. Без него копии предлагалось вернуть или уничтожить. Ответ нужно применять в его границах: он не отменяет законную обработку необходимых кадровых сведений и специальные обязанности по отдельным документам.

Важен вопрос не только о том, вправе ли работодатель узнать реквизиты, но и зачем он оставляет полную копию. Ознакомление с документом, запись нужных сведений и длительное хранение изображения всех его страниц – разные действия.

Что проверить в личном деле

Выясните цель хранения каждой копии, основание и необходимый срок. В публикации июля 2026 года напоминалось, что общего установленного законом порядка ведения личных дел для всех работодателей нет. Поэтому название папки само по себе не объясняет необходимость любого вложенного документа.

Согласие также не заменяет проверку избыточности. Если для задачи достаточно определённых реквизитов, нужно отдельно обосновать, зачем сохранять более широкий набор сведений, попавший в копию.

Как исправить уже накопленные копии

Проведите предметную проверку: какие документы требуются по закону, для каких есть другое основание, а какие лежат только по привычке. Не следует уничтожать всё без разбора, если для конкретной категории предусмотрена самостоятельная обязанность хранения.

Требования к соразмерности цели и сроку установлены статьёй 5 Закона № 152-ФЗ. Ответ сохраняет позицию ведомственной консультации, пересказанную 6 июля 2026 года, без расширения её на каждый законный вид кадрового учёта. Для спорного документа сначала определяется реальная операция и её основание, а затем выбирается действие с копией.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.