Позволяет ли осмотрительность требовать паспорта, ИНН и СНИЛС работников контрагента?

Короткий ответ

По выводу консультации апреля 2022 года – нет. Ссылка на должную осмотрительность сама по себе не делает правомерным требование копий паспортов, ИНН и СНИЛС работников контрагента. Желание проверить компанию ещё не объясняет, зачем нужны полные личные документы её сотрудников.

Нужно разделять проверку самого контрагента, подтверждение полномочий его представителя и сбор сведений о других работниках. Эти задачи могут иметь разный состав необходимых данных. Например, установление того, кто подписывает договор от имени организации, не означает, что заказчику нужен комплект документов всех лиц, которые будут участвовать в исполнении.

Основание для обработки оценивается по статье 6 Закона №152-ФЗ. Формулировка в письме «для проверки надёжности» не заменяет такого основания. Также нужно понимать, почему запрашиваются именно копии, а не отдельные необходимые сведения или подтверждение полномочий.

Консультация отдельно допускает необходимое указание ФИО директора в договоре, рассматривая его как часть совершения сделки юридическим лицом. Этот вывод относится к нужным сведениям, а не к неограниченному сбору документов. Доступность определённой информации в ЕГРЮЛ по Закону №129-ФЗ тоже не равна праву требовать любые копии у работодателя.

Практически на такой запрос полезно получить конкретизацию: о каких людях идёт речь, для какой операции нужен каждый документ и какое основание допускает его передачу. Общее условие договора о предоставлении информации не устраняет эти вопросы.

Ответ не исключает специальных требований, которые могут действовать в иной ситуации. Он сохраняет более узкий вывод источника: одна лишь должная осмотрительность не оправдывает описанный запрос личных документов работников контрагента.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.

Практика по теме

СФР предложено передавать Роструду обезличенные сведения о занятости и зарплатеСогласие на обработку данных: отделите его от других документовОтзыв согласия на персональные данные предложили сделать прощеРоскомнадзор установил требования к подтверждению уничтожения персональных данныхДля оценки вреда от нарушений при обработке данных установили три степениВС: оператор обязан контролировать защиту персданныхВС: сбой защиты у подрядчика не освобождает оператораРоскомнадзор утвердил порядок сообщений об утечках данныхРоскомнадзор пояснил новые уведомления об обработке данных с сентября 2022 годаПроект требований ФСТЭК к защите персональных данных

Что ещё полезно знать

Что относится к кадровым документам, а что к ЛНА

Как определить комплект документов по ситуации

Читать подробную статью на эту тему

Частые вопросы по теме

• Нужно ли письменное согласие для копий паспорта и СНИЛС в личном деле?
• Нужно ли получателю доверенности работника ещё одно согласие на его данные?
• Получает ли иностранный работник новые ИНН и СНИЛС после замены паспорта?
• Чем пустое поле ИНН в РСВ отличается от неверного СНИЛС работника?
• Может ли поставщик отозвать за работников согласия на данные у контрагента?