Арендатор оплатил замену кондиционера арендодателя. Как учесть монтаж?
Учёт зависит от оформления обязанности выполнить работы: это может быть собственный текущий ремонт арендатора или бесплатная работа в пользу арендодателя. Купленный арендодателем кондиционер не становится автоматически активом арендатора.
Короткий ответ
Нужно сначала оформить, что именно сделал арендатор. Он мог провести текущий ремонт используемого офиса или бесплатно выполнить работы для арендодателя. В рассматриваемой позиции октября 2023 года первый вариант отражается в обычных расходах по деятельности, второй – в прочих расходах.
Сам кондиционер купил арендодатель. Поэтому его стоимость нельзя просто включить в собственные активы арендатора: покупка и оплата монтажа – разные операции.
Почему устной договорённости недостаточно
По договору за исправность оборудования и замену отвечал арендодатель. Но стороны устно договорились, что аппарат покупает он, а монтаж оплачивает арендатор без возмещения. Передача оборудования документально не оформлялась.
При таком наборе документов непонятно, принял ли арендатор обязанность ремонта или добровольно помог собственнику. Статья 616 ГК РФ позволяет учитывать распределение обязанностей по договору, поэтому для бухгалтерского вывода существенны его условия и документально оформленные изменения.
Если подтверждения обязанности арендатора и передачи аппарата для работ нет, исходная позиция рассматривает демонтаж и монтаж как бесплатное выполнение работ в пользу арендодателя. Расходы при этом признаются в бухгалтерском учёте, хотя собственной выручки не возникает.
Когда это расходы на текущий ремонт
Вторая модель – арендатор ремонтирует используемое помещение с материалами собственника. Вышедший из строя аппарат заменяют, чтобы восстановить работоспособность, а не создать дополнительное улучшение помещения.
В описанных условиях затраты на демонтаж и установку относятся к текущему периоду. Их не следует автоматически считать капитальными вложениями только потому, что поставили новый аппарат. Существенное улучшение, продление характеристик или другой состав работ потребуют отдельной оценки; здесь такие обстоятельства не заявлены.
Документы должны подтверждать поломку, состав работ и расходы. Подойдут дефектная ведомость, смета, документы на материалы и оплату труда или акт подрядчика – в зависимости от того, кто выполнял ремонт. Формы первичных документов организация определяет с учётом статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Что делать с чужим кондиционером
В модели ремонта аппарат арендодателя рассматривается как давальческие материалы. Его передачу подтверждают документом с наименованием, стоимостью и назначением. В предложенном учёте используют забалансовый счёт 003: при получении увеличивают показатель, после использования в работах уменьшают.
После завершения нужен отчёт об использовании имущества заказчика по статье 713 ГК РФ и документ о результате работ. Это связывает полученный аппарат с ремонтом и исключает впечатление, что арендатор приобрёл его сам.
Этот ответ касается бухгалтерского учёта заявленной операции. Он не устанавливает общий вывод о налогах при любой безвозмездной работе или любой аренде на УСН: соответствующий вопрос нужно рассматривать с учётом режима, периода и оформленной договорной модели.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор аренды недвижимости: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Замена асфальта на арендованной площадке – ремонт или неотделимое улучшение?
- Как ИП учитывать замену асфальтового пола склада на железобетонный
- Как зачесть капитальный ремонт в аренду и определить НДС?
- Можно ли сразу платить меньше за аренду, если собственник не делает капитальный ремонт?
- Кто должен делать капитальный ремонт арендованного помещения?
