Как хранить деньги на командировки в кассе малого предприятия без наличной выручки

По позиции апреля 2023 года малое предприятие может не устанавливать кассовый лимит. Если лимит выбран, при отсутствии наличной выручки его рассчитывают по выдачам; отказ от лимита не отменяет кассовые документы и сохранность денег.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2023-04-17

Короткий ответ

Отсутствие наличной выручки не запрещает держать в кассе деньги для командировок. По позиции от 17 апреля 2023 года у малого предприятия есть выбор: не устанавливать лимит остатка либо определить его по предусмотренной формуле.

Если организация выбирает лимит при отсутствии поступлений наличной выручки, источник ориентируется на объём выдачи наличности. Деньги, выдаваемые работникам на командировочные расходы под отчёт, можно учитывать в соответствующем показателе.

Сначала подтвердите статус малого предприятия

В исходной ситуации названы 62 работника. Но одной численности недостаточно для окончательного вывода о статусе: нужно соответствовать условиям Закона № 209-ФЗ о развитии малого и среднего предпринимательства.

Сведения о соответствующих организациях и ИП включаются в реестр по статье 4.1 этого закона. Проверка статуса важна, поскольку право отказаться от кассового лимита связано именно с предусмотренной категорией.

Источник отдельно отмечает аналогичное право ИП. Оно не означает, что любая коммерческая организация независимо от размера может не определять лимит.

Если лимит не устанавливается

Указание Банка России № 3210-У допускало для малого предприятия такой вариант. Его подтверждает приведённое в источнике письмо ФНС от 9 июля 2014 года № ЕД-4-2/13338.

Тогда организация сама определяет сумму, которую оставляет после рабочего дня. Руководитель должен установить меры сохранности наличных денег.

При этом сохраняются кассовые документы, кассовая книга и остальные обязанности юридического лица. Отказ от лимита не означает свободного обращения наличности без подтверждения выдачи и получения.

Если организация всё же определяет лимит

Предусмотрены два подхода: по поступлениям наличности либо по её выдачам. Выбранный показатель и установленный результат фиксируются распорядительным документом.

Когда выручка наличными не поступает, нулевые поступления не нужно механически превращать в запрет иметь деньги на расходы. Источник предлагает использовать формулу по объёму выдач с соблюдением правил её расчёта.

Установленный добровольно лимит затем нужно соблюдать. Статус малого предприятия не позволяет одновременно оставить действующий приказ о лимите и считать любые превышения допустимыми.

Что остаётся независимо от выбора

Проверьте оформление выдачи командировочных сумм, подтверждение расходов и порядок хранения денег. Отдельно действуют правила допустимых целей расходования наличной выручки и предельного размера наличных расчётов.

Кассовый лимит и ограничение наличного платежа по договору – разные требования. Отсутствие первого не отменяет второго. Поэтому практическое решение состоит в надлежащем оформлении выбранного кассового режима и соблюдении остальных правил денежных операций.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить должностную инструкцию или локальный акт: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.