Можно ли брать контакты бывших работников из архива для новых рассылок?

Хранение обязательных документов не даёт самостоятельного основания для новых рассылок. Для кадрового резерва и рекламы проверяют отдельную цель и правовое основание.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-04-26

Короткий ответ

Нельзя обосновать новые рассылки только тем, что данные законно сохранились в архиве. В разборе от 26 апреля 2023 года архивная цель отделена от активного маркетинга и подбора персонала. Для нового использования требуется своё подходящее основание.

Это касается и приглашения на вакансии. Кадровый резерв решает иную задачу, чем сохранение обязательных документов о человеке, который уже уволился.

Что меняется при выгрузке контактов

Пока документы лежат в архиве, они сохраняются для предусмотренной цели. Когда рекрутер извлекает адреса и формирует список приглашений, начинается новая работа с ними: отбор, перенос в другую систему и использование для контакта.

Нельзя считать достаточным довод «человек раньше работал у нас». Нужно проверить, было ли согласовано участие в резерве, действует ли соответствующее основание и охватывает ли оно нынешнюю задачу. Для рекламных сообщений отдельно оцениваются требования к самой рассылке.

Например, подпись в старой кадровой анкете не обязательно означает согласие получать предложения партнёров через несколько лет. И срок обязательного хранения документа не равен сроку разрешения на любую коммуникацию по указанному в нём телефону.

До выгрузки разделите архив и активные списки получателей. Установите, из какого источника взят каждый контакт, зачем он используется и чем подтверждается право на это действие.

Статьи 5 и 6 Закона № 152-ФЗ помогают провести эту границу: законное сохранение сведений не даёт универсального разрешения менять цель их использования.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.