Как оформить ответственное хранение товаров и вести учёт у обеих сторон?

Передача на хранение не означает продажу: товар остаётся в активах владельца. Хранитель учитывает чужие ценности отдельно и признаёт собственное вознаграждение; передачу и возврат подтверждают согласованными документами.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2023-10-12

Короткий ответ

На хранение передают вещи, а не право собственности на них. Поэтому владелец не списывает товар с баланса как проданный, а хранитель не включает чужой товар в свои запасы. Отдельно учитывается услуга хранения: для одной стороны это расход, для другой – вознаграждение.

Разбираем обычную возмездную модель по позиции октября 2023 года. Условия конкретного договора и налоговый статус сторон могут влиять на отдельные записи.

Какие документы нужны при передаче и возврате

По статье 886 ГК РФ хранитель должен обеспечить сохранность вещи и вернуть её поклажедателю. Поэтому из документов должно быть понятно, какие именно ценности переданы, сколько их, в каком состоянии и по какой согласованной оценке.

Для оформления можно использовать формы МХ-1 при передаче и МХ-3 при возврате. Они предусмотрены постановлением Госкомстата № 66. Есть также формы для журналов движения и складских остатков. Они помогают организовать документы, но сам договор и реальные сведения о товаре остаются необходимыми.

Количество экземпляров и порядок обмена согласуйте между сторонами. При возврате сопоставьте выданные вещи с перечнем при приёмке. Если есть расхождения по количеству или состоянию, их нужно отразить, а не подписывать документ об отсутствии претензий без проверки.

Что отражает владелец товара

Товар остаётся на счёте, предназначенном для его вида: например, товары учитываются на счёте 41. Меняется место хранения, а не принадлежность актива.

Для этого организуйте аналитический учёт: отделите собственный склад от склада хранителя. Возможен отдельный субсчёт «Товары, переданные на хранение» с внутренним перемещением между субсчетами.

Стоимость услуги отражают как соответствующий расход. Для налога на прибыль обоснованные расходы на хранение могут учитываться по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Предъявленный НДС рассматривают отдельно, с проверкой условий вычета и документов. Передача самого товара на хранение не заменяет покупку этой услуги.

Что отражает хранитель

Для чужих ценностей План счетов предусматривает забалансовый счёт 002. При поступлении показатель увеличивают, при возврате уменьшают; обычную двойную проводку с собственным активом для этих операций не делают. Оценку берут из согласованных передаточных документов.

После введения ФСБУ 5/2019 специальные прежние указания по запасам утратили силу. В рассматриваемой позиции использование счёта 002 признаётся допустимым, а не объявляется единственным возможным способом: обсуждается и документарный учёт. В любом варианте нужно достоверно знать владельца, количество и движение чужих вещей.

Доход хранителя – плата за услугу, а не стоимость поступивших товаров. Для целей НДС хранение относится к оказанию услуг по статье 146 НК РФ; вопрос начисления налога зависит от режима и применимых правил. Расходы хранителя на выполнение договора учитываются отдельно от чужого имущества.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.