От какого момента считать срок хранения налоговых документов

Для налогового срока важен последний период использования документа. Завершенная проверка не отменяет хранение, если документ подтверждает текущие расходы или убытки.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-09-22

Короткий ответ

Для налогового пятилетнего срока важен период, в котором документ в последний раз использовался для расчета налога и подтверждения доходов или расходов. Дата покупки или оформления документа сама по себе не всегда является началом отсчета.

Но истечение этого срока еще не означает, что документ можно уничтожить. Нужно также проверить бухгалтерские, архивные и специальные требования.

Почему документы могут храниться намного дольше

По подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ нужно сохранять сведения, необходимые для налогов. В консультации от 22 сентября 2025 года отсчет связывается с окончанием периода последнего использования.

Например, документ о приобретении основного средства продолжает подтверждать амортизационные расходы. В письме Минфина от 13 сентября 2023 года указано хранение еще пять лет после завершения амортизации.

Поэтому дата старой покупки не позволяет считать, что срок давно закончился, если ее стоимость продолжает участвовать в расчете налога.

Что с убытками прошлых лет

Для переноса убытка нужно подтверждать его происхождение весь период использования, а затем учитывать дальнейший срок хранения.

Письмо Минфина от 27 декабря 2024 года подчеркивает: проведенная выездная проверка за год возникновения убытка не освобождает от документов при его последующем использовании.

Проверка не заменяет доказательства для другого налогового периода.

А если в архивном перечне есть условие о проверке

Статья 29 закона о бухгалтерском учете требует хранить первичные документы по архивным правилам, но не менее пяти лет после отчетного года. Конкретные категории определяются перечнем Росархива № 236.

Поэтому вопрос о примечании «при условии проведения проверки» нужно рассматривать для соответствующей статьи перечня отдельно. Вывод о независимости налогового отсчета от выездной проверки не отменяет это примечание и не является разрешением на уничтожение всех документов.

Перед списанием архива определите категорию документа, последнее использование, специальные сроки и ограничения по каждой применимой норме. Одного расчета «дата документа плюс пять лет» недостаточно.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.