Какие документы нужны для договора с самозанятым и кто платит налог

НПД платит сам исполнитель при допустимом доходе и действующем статусе. Заказчику нужны данные для письменного договора, проверка регистрации и чек; акт и перевод на карту не заменяют чек для взносов и налогового расхода.

Civius, юридическая компания Анна Воронцова, старший юрист; правовая позиция на 2023-04-18

Короткий ответ

При действующем статусе и допустимом для НПД доходе налог платит сам исполнитель. По позиции от 18 апреля 2023 года организация не удерживает НДФЛ и не выполняет связанные с этой выплатой обязанности налогового агента.

Но заказчику нужно подтвердить статус и получить чек НПД. Отсутствие чека имеет самостоятельные последствия для страховых взносов и учёта расходов. Договор, акт и банковский перевод его не заменяют.

Что нужно при заключении

Для письменного договора потребуются паспортные данные исполнителя, ИНН и реквизиты оплаты. Пункт 1 статьи 161 ГК РФ предусматривает соответствующую форму сделки.

Полезно указать применение НПД и обязанность немедленно сообщить об утрате статуса. Опишите услугу, результат, приёмку и расчёты так, чтобы документы соответствовали фактической работе.

Исполнитель может сформировать справку о регистрации в «Моём налоге». Заказчик также проверяет статус через сервис ФНС. Источник рекомендует повторять проверку при каждой выплате: первоначальная справка не доказывает неизменность статуса на весь срок договора.

Можно ли перечислять на карту

Источник считает номер банковской карты достаточным для указания платёжных реквизитов и допускает также указание счёта. Самозанятость не означает обязательного открытия отдельного предпринимательского расчётного счёта.

При этом организация должна иметь достаточно данных для фактического перевода и связи платежа с договором. Запись реквизитов не подтверждает выполнение услуги.

В ходе работы рекомендуется оформлять акты, обычно в связи с датами оплаты. Они показывают исполнение задания, а чек подтверждает расчёт для режима НПД.

Когда нужен чек

По части 3 статьи 14 Закона № 422-ФЗ источник указывает формирование чека при наличной оплате в момент расчёта, а при рассматриваемом безналичном порядке – не позже 9-го числа следующего месяца.

В чеке должны быть указаны услуги и ИНН организации-заказчика. Его нужно получить и сохранить, а не ограничиться обещанием исполнителя сформировать документ.

Отсутствие начисления взносов связано с чеком по части 1 статьи 15 Закона № 422-ФЗ. Для налога на прибыль источник также прямо не допускает расход без предусмотренного законом чека.

Что меняется при утрате НПД

Если исполнитель перестал применять режим, прежние условия расчётов нужно пересмотреть. Продолжение выплат без выполнения обязанностей заказчика может привести к пересчёту налогов и ответственности.

Поэтому практическая последовательность – проверить статус и содержание услуги, оплатить по договору, получить чек и сохранить документы исполнения. Налоговая регистрация важна, но не заменяет подтверждения каждого расчёта.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор ГПХ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.