Как подтвердить осведомлённость работников контрагента о передаче их данных?
Авторские способы подтверждения не являются обязательным государственным бланком. Гарантия о доведении информации не заменяет правовое основание самой передачи.
Короткий ответ
Консультация июня 2023 года предлагает получить подтверждение от передающего работодателя либо самого работника. В первом случае это гарантия, что необходимые сведения о получателе и обработке доведены до сотрудников; во втором – подпись работника под соответствующей информацией. Это практические варианты авторов, а не единственный утверждённый бланк.
Подтвердить нужно осведомлённость работника о конкретной передаче. Общая фраза «сотрудники ознакомлены с законодательством» не показывает, известны ли им получатель, цель и пределы использования сведений у него. Поэтому подтверждение должно относиться к реальному взаимодействию сторон, а не к персональным данным вообще.
Например, если контрагент передаёт контакты сотрудников для исполнения определённого договора, полезно, чтобы из подтверждения было понятно, какой получатель и какая задача имеются в виду. При изменении цели или состава сведений прежняя формулировка может уже не описывать новый процесс.
Части 3 и 4 статьи 18 Закона №152-ФЗ регулируют информирование человека при получении данных не от него самого и исключения из этой обязанности. Для передачи кадровых сведений также существенна статья 88 ТК РФ. Поэтому вопрос подтверждения осведомлённости нужно отделять от вопроса, есть ли основание передать и использовать данные.
Гарантия работодателя не превращает незаконную передачу в законную и не является согласием работника только из-за названия документа. Её роль – подтвердить доведение информации в описанных условиях. Если требуется согласие, его проверяют отдельно.
В выбранном фрагменте не завершено разграничение этой ситуации с поручением обработки. Поэтому ответ не относит любого получателя кадровых сведений к самостоятельным операторам или обработчикам автоматически.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Почему передача данных работника в СФР отличается от передачи коммерческому контрагенту?
- Достаточно ли отметки в кабинете работника для согласия на передачу данных контрагентам?
- Нужно ли получателю доверенности работника ещё одно согласие на его данные?
- Можно ли наказать или уволить работника за отказ от согласия на данные?
- Может ли поставщик отозвать за работников согласия на данные у контрагента?
