Нужно ли нотариально заверять согласие работника для передачи сведений организации?

Согласие не требует нотариального заверения по одной причине передачи сведений, но должно существовать и охватывать соответствующую операцию.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2022-05-26

Короткий ответ

По ответу от 26 мая 2022 года нотариально заверять такое согласие не требуется. Также источник не устанавливает обязательного фирменного бланка запроса и обязанности направлять получателю копию самого согласия.

Но отсутствие этих дополнительных формальностей не отменяет необходимости иметь надлежащее основание передачи. Когда требуется согласие работника, оно должно охватывать именно запрашиваемые сведения и соответствующее раскрытие.

Что проверять вместо лишних формальностей

Нотариальное удостоверение не делает законной передачу, которая не соответствует воле человека или содержит избыточные сведения. Сначала нужно определить получателя, цель, объём и применимое основание.

Если данные передаются по согласию, проверьте его содержание и форму по статье 9 Закона № 152-ФЗ. Общая фраза «разрешаю обработку» не всегда объясняет передачу конкретной внешней организации.

Запрос без фирменного бланка нельзя автоматически считать ненадлежащим, но необходимо установить, от кого он поступил и что именно требуется. Подлинность обращения и оформление на красивом бланке – разные вопросы.

Отправка копии согласия сама по себе также является передачей содержащихся в нём сведений. Если закон не требует её направлять, полезно не создавать лишний оборот паспортных и иных данных только для удобства переписки. Подтверждение основания нужно сохранять у работодателя.

Правила передачи кадровых данных установлены статьёй 88 Трудового кодекса РФ. Они относятся и к сведениям, сохраняющимся о бывшем работнике, в соответствующей ситуации. Датированный ответ снимает перечисленные лишние требования, но не превращает любой запрос сторонней организации в достаточное основание для раскрытия.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.