Что закрепить в регламенте передачи персональных данных при удалённой работе?

Нужно определить разрешённые адреса и каналы, передачу защищённых файлов, ответственных и действия при инциденте. Одной настройки шифрования недостаточно.

Civius, юридическая компания Полина Федорова, старший юрист; правовая позиция на 2025-10-26

Короткий ответ

В регламенте нужно описать не только защиту файла, но и сам порядок передачи: разрешённые адреса и каналы, работу с паролями, ответственных и действия при ошибке или подозрении на утечку. Такой набор предлагает разбор от 26 октября 2025 года.

Сотруднику должно быть понятно, куда он вправе отправить документ и что делать, если привычный способ недоступен. Иначе даже защищённый файл может уйти неправильному получателю.

Какие ситуации разобрать заранее

Укажите рабочие адреса и допустимые сервисы, порядок проверки получателя и состав отправляемых сведений. Объясните, когда применяется парольная защита и как передаётся пароль. Практически полезно не помещать пароль в то же сообщение, доступ к которому он должен ограничить.

Определите, где работник хранит полученный файл и вправе ли делать локальные копии. Разрешение открыть документ для задачи не означает возможность оставить его навсегда в личной папке или облаке.

Отдельно опишите действия при ошибочной отправке, потере устройства и подозрительном доступе: кому сообщить, какие сведения сохранить, каких самостоятельных действий избегать до указаний ответственного. Контакты должны быть доступны и вне офиса.

Проверьте, исполнимы ли правила технически. Если разрешённый канал не работает, но срок задачи остаётся, люди начнут искать обходные варианты.

Статьи 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ предусматривают организационные меры и безопасность данных. Регламент помогает связать их с повседневной работой, но не заменяет оценку и настройку необходимых средств защиты.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.