Google Forms в учёбе: основание для обработки данных

Почему название сервиса не решает правовой вопрос

В опубликованной подборке практики обсуждались оценки, учебные ведомости и использование Google Forms преподавателями. Правовой вопрос зависит от того, позволяют ли сведения определить учащегося, для какой цели их собирают и кто получает к ним доступ.

Нельзя делать вывод, что любой файл с оценками автоматически запрещён или что любая форма одного бренда неизбежно нарушает закон. Но перед передачей идентифицирующих сведений внешнему сервису нужно проверить основания обработки, требования локализации и при необходимости трансграничной передачи.

В чём риск формы

Когда через онлайн-форму собирают сведения о гражданах России, необходимо учитывать требования части 5 статьи 18 закона № 152-ФЗ и предусмотренные законом исключения. Важны место выполнения операций с данными и реальная схема сервиса, а не только адрес ссылки на форму.

Согласие на обработку и соблюдение требований к базам данных – разные вопросы. Подписанное согласие само по себе не устраняет нарушение других обязательных правил.

Что выяснить до использования

Определите, какие сведения передаются, кто является оператором, где выполняется первоначальный сбор и какие лица получают доступ. Для сведений об учащихся дополнительно проверьте полномочия представителя и основания конкретной обработки.

Не помещайте в открытую форму больше данных, чем требуется для задачи. Настройте доступ, сроки хранения и удаление. Перенос таблицы в российский сервис позднее не заменяет оценку того, как данные собирались первоначально.

Как проверить учебную форму до рассылки ссылки

Пройдите форму как учащийся и выпишите все сведения, которые получит преподаватель или организация. Учитывайте не только вопросы анкеты: проверьте, сохраняются ли адрес электронной почты, имя учётной записи и другие доступные организатору идентификаторы. Если вместо фамилии используется код, выясните, у кого есть таблица соответствия. Само переименование колонки в «номер участника» не показывает, перестали ли сведения относиться к определяемому человеку. Для оценки важна вся связанная информация, которой располагают участники процесса.

Нарисуйте простой путь данных: кто отправляет ссылку, кто заполняет форму, в какой системе сохраняются ответы, кто выгружает таблицу и кому она затем доступна. Отдельно проверьте, не открыта ли ссылка на результаты для всех получателей. Например, доступ ученика к собственной оценке и доступ всей группы к общей ведомости требуют самостоятельного обоснования. Если преподаватель использует личную учётную запись, организация должна понимать, кто управляет доступом и что произойдёт с материалами при прекращении его работы.

После этого определите минимальный набор полей для учебной задачи. Не собирайте паспортные сведения или дополнительные контакты только потому, что их удобно добавить в шаблон. Установите понятный срок хранения, порядок исправления ошибки в ответах и удаления ненужной выгрузки. Внешний сервис оценивайте по фактической схеме операций и применимым требованиям к данным, а не по популярности бренда. Такая проверка не заменяет выбор законного основания обработки, но помогает увидеть, какие именно сведения и действия это основание должно покрывать в работе образовательной организации.