Когда для обработки данных родственников работников нужно согласие самих родственников?

Нужно различать обработку по закону, ограниченные кадровые сведения и дополнительные цели. Для последних источник указывает на согласие самого родственника.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2024-02-15

Короткий ответ

Когда работодатель собирает данные родственника для дополнительной цели и у него нет другого законного основания, нужно согласие самого родственника. Подпись работника под общим кадровым бланком не заменяет волю всех членов его семьи.

В разборе февраля 2024 года различаются три ситуации: ограниченные сведения для кадровой формы, обработка в предусмотренных законом случаях и прочие цели. Их нельзя объединять одним правилом «семейные данные всегда можно получить от сотрудника».

Сначала определить, зачем нужны сведения

Если данные необходимы для исполнения установленной законом обязанности, оценивается соответствующее самостоятельное основание. Его наличие и пределы проверяются по статье 6 Закона № 152-ФЗ.

В обзоре отдельно упоминается ограниченный объём сведений о родственниках в форме Т-2. Это не разрешение собирать любое семейное досье и не утверждение, что именно эту форму обязаны вести все работодатели.

Для иных задач вопрос о согласии возникает отдельно. Например, дополнительная корпоративная программа может предполагать обработку сведений о родственнике, которая не объясняется обычным кадровым учётом.

Чьё согласие оформлять

По статье 9 Закона № 152-ФЗ нужно учитывать волю человека, чьи данные используются. Если за него действует представитель, его полномочия должны быть подтверждены. Само родство не означает автоматического права взрослого работника согласиться за другого взрослого.

Работодателю полезно разделить цели и состав сведений ещё в запросе: что требуется по закону, что относится к ограниченному кадровому учёту и что собирается для дополнительной программы.

Так можно проверить основание каждой операции. Получение одной общей подписи под словами «данные членов семьи» эту работу не заменяет.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.