Нужно ли оставлять копию паспорта родственника при выдаче трудовой книжки умершего?
По позиции 07.10.2025 копия паспорта не обязательна; дополнительные данные родственника требуют собственного основания.
Короткий ответ
По ответу от 7 октября 2025 года копия паспорта родственника не обязательна: для выбранного подтверждения выдачи источник считает достаточной подпись в книге учёта. Дополнительный сбор данных родственника он предлагает оформлять его согласием.
Это не отменяет проверку права получить трудовую книжку. Но подтверждение личности и сохранение полной паспортной копии – разные операции.
Как не собрать лишнее
Работодателю нужно установить получателя и основание выдачи документа умершего. Само наличие такой задачи не объясняет необходимость оставить копию всех страниц паспорта для архива.
По статье 5 Закона № 152-ФЗ состав сведений должен соответствовать цели. Подпись о получении фиксирует одно обстоятельство, а копия паспорта создаёт дополнительный массив данных, судьбу которого также придётся обосновывать.
Если компания хочет собирать сведения сверх необходимого, нужно определить самостоятельное основание, а не ссылаться только на удобство возможного спора. В выбранном ответе для этого названо согласие по статье 9.
Например, предъявление документа может позволить сравнить личность получателя с представленными основаниями, но не означает автоматического разрешения сканировать и хранить паспорт бессрочно.
Трудовые документы связаны также с Трудовым кодексом РФ и установленным порядком их учёта. Краткий источник не заменяет полного анализа всех документов, подтверждающих выдачу и родство.
Выбранный вывод ограничен необязательностью паспортной копии. Он не устанавливает бессрочное хранение расписки, порядок выплаты причитающихся сумм или другие вопросы, которые в исходном ответе отдельно не разобраны.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Как оформить запрос прежнему работодателю для дубликата трудовой книжки?
- Когда для обработки данных родственников работников нужно согласие самих родственников?
- Может ли поставщик отозвать за работников согласия на данные у контрагента?
- Нужно ли кроме локального акта включать наблюдение в трудовой договор?
- Нужно ли согласие на сведения о здоровье из обязательного предварительного медосмотра?
