Как исправить старый акт, если генеральный директор уже сменился?

Исправление оформляют реальной датой с сохранением исходного акта. Новый директор не изображается подписантом прошлого периода; полномочия и подписи проверяются отдельно.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-05-31

Короткий ответ

Новый директор не должен подписывать акт задним числом так, будто занимал должность в момент первоначальной передачи товаров. Ошибку исправляют с реальной датой исправления и сохраняют связь с исходным документом.

Если количество и стоимость не меняются, это всё равно не означает, что текст можно незаметно заменить. Первичный документ подтверждает обстоятельства операции, поэтому должно быть видно, что именно и когда исправили.

Что сохранить в исходном акте

Первичный учётный документ оформляет факт хозяйственной жизни. Часть 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ допускает исправления, когда они не запрещены специальными нормами, и требует даты исправления и подписей с идентифицирующими реквизитами.

Дата самой передачи имущества остаётся исторической. Дата изменения ошибочного текста будет текущей. Эти даты обозначают разные события, и совпадать они не обязаны.

Например, в акте прошлого года неправильно описали переданное оборудование, хотя его количество и цена указаны верно. Сегодня исправляют описание и отражают сегодняшнюю дату исправления. Это не новая передача оборудования и не основание изображать сегодняшнего директора подписантом прошлого года.

Как исправить бумажный документ

Пункт 21 ФСБУ 27/2021 предусматривает зачеркивание неправильного текста так, чтобы он оставался читаемым, и указание правильного текста над ним. Исправление сопровождают отметкой «Исправлено», датой и требуемыми подписями с реквизитами подписантов.

Не следует замазывать ошибку, удалять старую страницу или просто печатать другой экземпляр с прежней датой. Такой способ скрывает историю документа вместо надлежащего исправления.

В консультации от 31 мая 2024 года для случая смены директора предложено оформить исправление с подписью нынешнего руководителя, его должностью и данными. Однако общий текст закона говорит о подписях лиц, составивших документ. Поэтому возможность подписи нового руководителя нужно увязать с его полномочиями, обстоятельствами замены составителя и согласованием исправления с другой стороной. Сам факт назначения не позволяет игнорировать остальные требования.

Когда нужен отдельный порядок

Приведённый способ относится к бумажному акту. Электронный документ и формы со специальными правилами исправляют по соответствующему порядку; перечёркивание текста на распечатке не исправляет электронный оригинал.

Если акт подписан двумя компаниями, изменение его содержания нужно согласовать так, чтобы у обеих сторон был надлежащий исправленный документ. Нельзя односторонне представить нового подписанта как человека, который участвовал в первоначальной приёмке.

Сначала определите ошибочный фрагмент и проверьте, действительно ли изменение не затрагивает количество, цену и смысл операции. Затем выберите установленный для этой формы способ исправления и подтвердите полномочия подписантов. Сохраните исходные сведения и реальную дату. Если меняется сумма или фактическое содержание передачи, может потребоваться отдельная оценка последствий для учёта и связанных налоговых документов.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.