Нужно ли соглашение с контрагентом для перехода на ЭДО

Если обе стороны используют квалифицированные электронные подписи, отдельное соглашение для признания электронных документов обычно не требуется. Если хотя бы одна сторона использует простую или неквалифицированную подпись, в рассмотренной ситуации нужно соглашение по Закону № 63-ФЗ.

Civius, юридическая компания Елена Соколова, юрист; правовая позиция на 2024-04-08

Короткий ответ

Его можно оформить отдельным документом или дополнительным соглашением к действующему договору. Закон не требует только одного из этих вариантов.

Почему вид подписи решает вопрос

Квалифицированная электронная подпись по части 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ обеспечивает равнозначность электронного документа бумажному с собственноручной подписью.

Исключение составляют случаи, когда закон или принятый на его основании акт требует исключительно бумажный документ. Поэтому отсутствие необходимости в соглашении не означает, что любую бумагу разрешено заменить электронным файлом.

В консультации вопрос задан автономным учреждением. Дополнительных специальных требований к соглашению об обмене для него авторы не нашли.

Что согласовать для других подписей

Часть 2 статьи 6 предусматривает признание документов с простой или неквалифицированной подписью в установленных законом, актом или соглашением случаях.

Для неквалифицированной подписи нужно определить порядок проверки. Для простой подписи важны правила установления подписавшего лица и обязанность сохранять конфиденциальность ключа.

Просто написать «стороны переходят на ЭДО» недостаточно, если из текста невозможно понять, как признаётся подпись и проверяется документ.

Можно ли заключить соглашение добровольно

Да. В сноске источник прямо отмечает, что соглашение при квалифицированных подписях не будет нарушением. Оно может помочь договориться об организации обмена, даже когда не требуется для самой равнозначности.

Проверьте виды подписей у обеих сторон, категории документов и предусмотренные исключения. После этого станет ясно, нужна ли договорная основа признания или стороны лишь уточняют удобный порядок взаимодействия.

Такую договорённость рассматриваем в статье о дополнительном соглашении.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить дополнительное соглашение: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.