Актуальна ли фамилия по паспорту на дату формирования персонифицированной отчётности
Актуальность оценивается на дату формирования названной отчётности по действовавшему документу. Последующая смена фамилии не означает, что первоначальные сведения были ошибочными.
Короткий ответ
Да. В приведённом разъяснении фамилия считается актуальной, если она соответствует паспорту, действовавшему на дату формирования персонифицированной отчётности. Оценка привязана к конкретному моменту, а не к тому, какая фамилия стала у человека позднее.
Готовое решение редакции 2026 года ссылается на правила заполнения персонифицированных сведений, расчёта по страховым взносам и пункт 2 письма ФНС от 29 декабря 2017 года № ГД-4-11/26889@. Письмо – разъяснение ведомства; его дата не превращается в дату принятия нового порядка 2026 года.
Например, на дату формирования отчёта у работника был действующий паспорт с прежней фамилией, и её правильно перенесли в форму. Затем фамилия законно изменилась, работник получил новый документ. Само последующее изменение не показывает, что составитель ошибся в первоначальном отчёте.
Иная ситуация – на дату формирования уже действовал документ с новой фамилией, но в отчёт перенесли старые сведения. Тогда ссылка на прежний паспорт не отвечает на вопрос об актуальности. Нужно установить фактическую последовательность событий и применить правила соответствующей формы.
Это различие не отменяет обновления данных на будущее. Статья 5 закона № 152-ФЗ требует обеспечивать их точность и, когда необходимо, актуальность для целей обработки. Правильность исторического отчёта и актуальность текущей кадровой базы – разные вопросы.
Поэтому при проверке полезно сопоставить дату формирования, действовавший тогда документ и дату изменения сведений. Решение о корректировке конкретного отчёта нужно принимать по его правилам, а новые отчёты формировать уже с учётом актуальных документов.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Можно ли оставить разную фамилию в паспорте и СНИЛС при подготовке отчётности?
- Нужно ли новое согласие на данные после смены фамилии работницы?
- Обязательно ли менять текст трудового договора после смены фамилии работника?
- Кто обновляет в ЕГРЮЛ паспорт директора или участника при замене документа?
- Как обновить паспортные реквизиты работника по кадровому порядку 2022 года?
