Что согласовать для использования данных бывшего работника в корпоративных ресурсах?
Рекомендация февраля 2023 года касается продолжения обработки после увольнения. Она не отменяет самостоятельные законные основания хранения и не делает всю группу одним получателем.
Короткий ответ
Последующее сохранение данных в корпоративных ресурсах и продолжение их обработки. В материале от 13 февраля 2023 года АЛРУД рекомендует отдельно урегулировать это при увольнении по соглашению. Передачу внутри международной группы, включая головную компанию, предлагается разобрать как самостоятельный процесс.
Корпоративные ресурсы могут использовать сведения по разным причинам. Личное дело в обязательном архиве, карточка бывшего сотрудника на публичном сайте и сохранение его профиля в рабочем сервисе – не одна задача. Нельзя одной общей формулой об увольнении решить судьбу всех этих процессов.
По Закону № 152-ФЗ нужно установить цель и основание дальнейшей обработки. Если применяется согласие, важно понятно определить, какие сведения остаются, для чего и какие действия разрешены после прекращения работы. Но рекомендация об отдельном согласовании не означает, что обязательные архивные документы всегда можно хранить только по согласию бывшего работника.
Также уход из компании не делает все прежние согласия автоматически подходящими для любых новых целей. Например, разрешение на использование данных при исполнении трудовых обязанностей не следует без проверки переносить на последующие рекламные материалы или новые предложения вакансий.
Внутригрупповой характер обмена не отменяет отдельной оценки по статье 12. Головная компания может быть другим получателем, расположенным за рубежом, даже если у организаций общий бренд.
Ответ сохраняет рекомендательный характер позиции февраля 2023 года. Его смысл – заранее описать судьбу данных после увольнения и проверить каждый остающийся процесс, а не получить одну подпись, которая будто бы разрешает компании бессрочно делать со сведениями всё необходимое.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Разрешает ли участие в корпоративной фотосессии использовать снимки в вакансиях?
- Может ли одна должность в сообщении об увольнении раскрыть данные работника МУП
- Можно ли взять фото из личного дела для стенда «худший работник» без согласия?
- Разрешает ли согласие на передачу данных свободно продавать клиентскую базу?
- Чем согласие на передачу известным лицам отличается от согласия на распространение?
