Что сообщать работникам, если корпоративный ресурс использует рекомендательные технологии?

Если корпоративный ресурс подпадает под режим рекомендательных технологий, нужно раскрыть их применение, разместить правила и контакт для обращений. Не всякая кадровая таблица является такой системой.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-10-31

Короткий ответ

Если функции корпоративного ресурса относятся к рекомендательным технологиям, работникам нужно сообщить об их применении. Также проверяются размещение правил, сведений о владельце ресурса и контакта для юридически значимых сообщений.

В разборе октября 2023 года кадровое профилирование рассматривается как возможная ситуация применения этого режима. Но не любую кадровую таблицу или автоматический расчёт следует заранее считать такой технологией.

Сначала разобраться с функцией

Рекомендательные технологии определяются через то, как собираются и анализируются сведения о предпочтениях пользователей и предоставляется информация. Название программы в закупочном договоре не заменяет проверки её реальной работы.

Например, нужно установить, формируется ли персональная подборка на основе анализа поведения человека или система только показывает одинаковую всем служебную информацию. Это разные описания процесса.

Нормативная основа – статья 10.2-2 Закона № 149-ФЗ.

Что должно быть раскрыто

Правила должны объяснять применение технологии, используемые сведения и способы анализа. В рассмотренном режиме они составляются на русском языке. Отдельно размещаются предусмотренные сведения о владельце и адрес для обращений.

Работнику должно быть понятно, что информация подбирается с помощью анализа, а не возникает без каких-либо данных о нём. Одной общей фразы «мы используем современные технологии» для описания конкретного процесса недостаточно.

При этом раскрытие правил не заменяет основание обработки персональных данных. Цели, объём и другие ограничения продолжают проверяться отдельно, в том числе по статье 5 Закона № 152-ФЗ.

Поэтому работодателю полезно рассматривать два вопроса: подпадает ли функция под специальный режим и законно ли обрабатываются сведения для её работы. Выполнение одного не означает автоматического выполнения другого.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.