Можно ли в 2026 году принимать акты в PDF вместо УПД?
Неформализованные электронные акты, в том числе PDF, можно принимать и в 2026 году. Изменение утверждённых электронных форматов не отменяет такие документы и бумажные акты.
Короткий ответ
Да. В 2026 году можно принимать неформализованные электронные акты, в том числе файлы PDF. Требовать замены каждого такого акта на УПД только из-за наступления 2026 года не нужно.
Изменение касается документов в официально утверждённых электронных форматах. Оно не означает отмены всех других способов оформлять оказанные услуги. Позиция изложена на 26 февраля 2026 года и сохраняет возможность приёма обычных электронных и бумажных актов.
Где проходит различие
Формализованный электронный документ создаётся по утверждённой ФНС структуре. Обычно это XML, сведения из которого можно обрабатывать по установленным правилам. Для таких документов с 1 января 2026 года подтверждение отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг предусмотрено в формате универсального передаточного документа.
Неформализованный документ может быть подготовлен в PDF, DOCX, JPG или другом выбранном формате. В нём стороны сами оформляют содержание, а не заполняют отменённый официальный электронный формат акта.
Поэтому расширение файла и способ обмена нужно оценивать вместе. То, что акт пришёл по электронному документообороту, ещё не делает его формализованным. Через ту же систему может быть передан обычный PDF, и для него исходная позиция допускает применение в качестве закрывающего документа.
Как это выглядит при получении актов от ИП
Если предприниматель направил обычный акт в PDF, сначала установите, что это именно неформализованный документ. Не нужно отправлять его обратно с объяснением, что «с 2026 года разрешён только УПД»: такая формулировка слишком широка.
При этом сам выбор PDF не доказывает, что конкретный файл надлежаще подтверждает услугу. Принимать его следует в обычном порядке, проверяя содержание и оформление. Изменение форматов не устраняет обычную работу с документами, но и не создаёт отдельного требования заменить допустимый акт.
Например, организация получила по ЭДО акт оказанных услуг в неформализованном виде. В рассматриваемой позиции он может использоваться как закрывающий документ; необходимость УПД не возникает только из-за способа передачи.
Что остаётся с бумажными документами
Бумажные акты и накладные также продолжают применяться. Переход официальных электронных форматов на УПД не превращает бумажное оформление в недопустимое.
Понятие и применение УПД раскрыто в письме ФНС от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. Однако наличие универсальной формы не означает обязанности пользоваться ею во всех случаях, которые охватывает этот ответ.
Различайте акт, подтверждающий оказание услуги, и счёт-фактуру: исходный вывод о допустимости неформализованного акта не следует автоматически переносить на любые налоговые документы.
Что уточнить у поставщика
Если вид документа неясен, попросите указать, используется ли официальный электронный формат или акт передан как неформализованный файл. После этого можно оценить документ по соответствующим правилам.
Такой вопрос полезнее требования «заменить всё на УПД». Он позволяет установить, действительно ли поставщик применяет прежний формализованный формат или стороны продолжают обмен обычными актами, который в рассмотренной позиции допустим.
Нормы и практика
Статья 9 закона № 402-ФЗ: первичные учётные документы
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор поставки: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Когда вместо нескольких допсоглашений лучше сделать новую редакцию договора?
- Что требовать, если вместо нового оборудования поставили бывшее в эксплуатации
- Можно ли погасить претензию за плохой товар скидкой на следующую поставку?
- Можно ли было в 2024 году вызвать на приёмку квартиры по электронной почте
- Что делать, если заказчик не принимает индивидуально изготовленный прицеп
