Достаточно ли электронной подписи руководителя на авансовом отчёте, если подотчётник и бухгалтер его не подписали?

Если отчёт предусматривает составление и подписание подотчётником и бухгалтером, одной подписи руководителя недостаточно. Нужен надлежащий маршрут всех требуемых подписей.

Civius, юридическая компания Умар Ильясов, старший юрист; правовая позиция на 2024-09-16

Короткий ответ

В описанной ситуации недостаточно. Подпись руководителя об утверждении электронного авансового отчёта не заменяет требуемые подписи подотчётника и бухгалтера, участвующих в его составлении и оформлении.

Подотчётное лицо подтверждает свою часть отчёта, а другие ответственные выполняют предусмотренные функции. Нельзя считать, что одна итоговая подпись автоматически оформляет действия всех участников.

Определите ответственных по документу

Статья 9 Закона № 402-ФЗ предусматривает подписи соответствующих ответственных лиц среди обязательных реквизитов первичного документа. Электронный носитель не отменяет этот состав реквизитов.

Проверьте форму отчёта и распределение обязанностей. При проверке электронного документооборота сопоставьте каждую роль с действием: составление, проверка, оформление и утверждение.

Настройте последовательность подписей

Маршрут подписания должен обеспечивать необходимые действия каждого участника. Обычная отметка системы «согласовано» не всегда равнозначна требуемой электронной подписи.

Часть 3.1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ регулирует подписание электронного документа несколькими лицами, когда это требуется законодательством. Вид подписи и способ её проверки определяются по применимым условиям отдельно.

Для проверки комплекта отчёта сохраните сам документ и связанные подписи, а не только экран утверждения руководителем. Если нужной подписи нет, выясните порядок надлежащего оформления. Не следует заменять её пересказом, что человек участвовал в согласовании: система должна сохранять доказательство требуемого подписания и связь с конкретной версией отчёта.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.