Можно ли автоматически подписывать отчётность по прослеживаемости обезличенной КЭП компании?

В разъяснении 2023 года для этой отчётности требовалась подпись руководителя или представителя. Общая возможность автоматической подписи не заменяет требования к конкретному формату.

Civius, юридическая компания Михаил Измайлов, старший юрист; правовая позиция на 2023-09-12

Короткий ответ

По изложенной позиции ФНС 2023 года – нет: формат рассматриваемой отчётности требовал подписи руководителя либо уполномоченного представителя. Обезличенная КЭП компании для автоматических операций не считалась подходящей заменой.

Этот вывод относится к датированному разъяснению по конкретной отчётности. Для её подготовки сегодня необходимо проверить действующий формат и требования к подписанту.

Начните с документа, а не с функции программы

Подписант отчётности определяется применимым порядком. Если формат требует руководителя или представителя, общая возможность системы автоматически подписывать файлы ещё не подтверждает надлежащее оформление.

При проверке электронного обмена установите вид документа, требуемый сертификат и сведения, которые должны присутствовать в подписи. Не переносите разрешение для одной автоматической операции на другую.

Отдельно проверьте представительство

Если подписывает представитель, подтвердите его полномочия предусмотренным способом. Наличие доступа к модулю отчётности не заменяет такого основания.

Для проверки комплекта подписания подготовьте пример сформированного файла, подпись и сведения о сертификате. Технически созданная подпись может не отвечать требованиям конкретного документа.

Не следует делать из датированного отказа общий запрет на автоматическую КЭП во всех отношениях компании. Вопрос состоит в допустимости её использования для определённой отчётности.

Перед включением автоматической отправки сопоставьте режим подписи с актуальным порядком приёма. Это помогает не обнаружить несоответствие только после истечения срока отчётности. Само отсутствие сообщения об ошибке на локальном этапе ещё не подтверждает надлежащее принятие адресатом.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.