Нужно ли сообщать Роскомнадзору о новом паспорте работника?

Замена паспорта меняет данные конкретного работника, но не категорию обработки. По описанной ситуации отдельное уведомление регулятору не требуется.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-05-04

Короткий ответ

По ситуации из разбора от 4 мая 2023 года отдельное сообщение Роскомнадзору не требуется. Работник получил новый паспорт взамен потерянного, но компания продолжает обрабатывать ту же категорию сведений – паспортные данные работников.

Меняется конкретное значение в кадровой записи. Категория данных, цель и сам процесс из-за этого не становятся новыми. Уведомление оператора не является реестром всех паспортных номеров его сотрудников.

Что нужно сделать внутри компании

Получите достоверные новые реквизиты и обновите записи, где они действительно нужны. Проверьте связанные кадровые документы и системы, чтобы работа не продолжалась по заведомо устаревшему номеру.

При этом не стоит создавать лишние копии паспорта во всех подразделениях «на всякий случай». Определите, кому нужны новые сведения для выполнения обязанностей, а кому достаточно сообщить об изменении соответствующего реквизита в установленном порядке.

Отдельно оцените, не произошло ли одновременно другое событие. Например, компания могла подключить новый процесс, изменить цели или начать передавать данные новому участнику. Такой вопрос уже нельзя решить одним ответом о замене паспорта: нужно проверить, меняются ли сведения в уведомлении.

Статья 22 Закона № 152-ФЗ относится к уведомлению об обработке. Практический ориентир – различать актуализацию данных конкретного человека и изменение заявленных характеристик обработки. В описанном случае произошло первое.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.