Можно ли дополнить документы защиты данных работников журналами выдачи и передачи?

Комплект можно дополнить журналами учёта выдачи и передачи; это рекомендация для прослеживаемости, а не единый обязательный бланк.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист

Короткий ответ

Да. Готовое решение рекомендует дополнить комплект документов по защите данных работников журналами учёта, выдачи и передачи сведений, в том числе представителям организаций и государственным органам.

Это способ организовать прослеживаемость действий. Из рекомендации не следует, что для каждого работодателя установлен один обязательный журнал с одинаковыми графами.

Что даёт дополнительная запись

Журнал помогает восстановить, какой документ или набор сведений передан, кому и когда. Это полезно, когда нужно проверить возврат оригинала, подтвердить исполнение запроса либо разобраться в ошибочной передаче.

Например, общая отметка «выданы документы» почти ничего не объясняет. Более содержательная запись позволяет установить получателя и предмет выдачи без ненужного повторения всего содержания кадрового документа.

Но основание передачи нужно определить до её совершения. Журнал не превращает незаконное раскрытие в законное и не заменяет проверку полномочий представителя или государственного органа.

Также важно различать внутреннюю выдачу допущенному сотруднику и раскрытие внешнему получателю. У этих действий могут быть разные цели и условия, хотя фиксируются они в похожем учёте.

Внутренние документы и меры контроля связаны со статьёй 18.1, а защита доступа – со статьёй 19 закона о персональных данных. Эти нормы объясняют организационную задачу, но не устанавливают по приведённой рекомендации единственный бланк журнала.

Сам журнал тоже может содержать персональные сведения. Поэтому доступ к нему и объём записей нужно организовать соразмерно задаче, а не создавать новый открытый список кадровых операций.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.