Как организовать поэкземплярный учёт машинных носителей персональных данных?
Комментарий описывает журнал с регистрационными или заводскими номерами, позволяющими учитывать каждый экземпляр носителя.
Короткий ответ
В приведённом комментарии поэкземплярный учёт организуется через журнал машинных носителей персональных данных. Для различения экземпляров используют регистрационные или заводские номера.
Сам учёт предусмотрен пунктом 5 части 2 статьи 19 закона о персональных данных. Смысл журнала – связывать запись с определённым носителем, а не просто указывать общее количество устройств.
Зачем нужен различимый номер
Если в подразделении пять одинаковых накопителей, запись «флеш-накопители – пять штук» не позволяет установить, какой именно выдан сотруднику или возвращён на хранение. Номер даёт возможность отследить отдельный экземпляр.
Заводской номер можно использовать, когда он действительно позволяет однозначно различать устройства. Регистрационный номер присваивается в системе учёта организации. Важно, чтобы идентификатор в журнале соответствовал самому учитываемому экземпляру и не путался с обозначениями других носителей.
Например, при замене накопителя новая вещь не должна незаметно продолжать существовать под записью старой. Иначе журнал показывает движение условного названия, а не реального носителя.
Практически полезно согласовать учёт с выдачей, возвратом и дальнейшей судьбой устройств. Наличие красивой таблицы без связи с фактическими операциями не помогает определить местонахождение носителя при инциденте.
При этом комментарий не устанавливает единственного универсального бланка для всех организаций. Выбранная форма должна позволять решить задачу учёта и соответствовать применимому режиму системы.
Учёт не заменяет защиту содержимого, ограничения доступа или правила уничтожения информации. Он отвечает на отдельный вопрос: какие экземпляры носителей существуют и как они различаются в работе оператора.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить согласия на обработку данных и рекламу: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Нужен ли гриф «Коммерческая тайна» на носителе персональных данных?
- Кто определяет форму оценки эффективности мер защиты персональных данных?
- Какие угрозы учитывают в системах персональных данных сферы Минздрава?
- Можно ли дополнить документы защиты данных работников журналами выдачи и передачи?
- Какие меры названы для четвёртого уровня защиты данных в условном примере?
