Нужно ли одинаково согласовывать политику данных и положение о данных работников?
Общую политику обычно утверждает руководитель; для трудового локального акта нужно отдельно проверить процедуру учёта мнения представительного органа.
Короткий ответ
Нет, в приведённом Готовом решении эти документы различаются. Для общей политики оператора специальный порядок принятия не установлен; на практике её обычно утверждает руководитель. Положение, определяющее хранение и использование данных работников, может требовать участия профсоюза по применимым трудовым правилам.
Основание различия – содержание документа и правовой режим его принятия. Статья 18.1 Закона № 152-ФЗ предусматривает политику и локальные акты оператора. Для трудового регулирования дополнительно значимы часть 2 статьи 8, статьи 87 и 372 ТК РФ.
Поэтому название само по себе не решает вопрос. Если документ назвали «политикой», но в нём фактически установили обязательный порядок работы с кадровыми данными, нужно оценить применимость трудовой процедуры. И наоборот, общая публикация для разных категорий субъектов не становится автоматически актом, который во всех организациях требует одинакового согласования.
Учёт мнения профсоюза также нельзя смешивать с получением согласия работников на обработку или ознакомлением с уже принятыми правилами. Это разные действия с разными участниками. Подпись сотрудника под ознакомлением не исправляет нарушение обязательного порядка принятия локального акта.
Практически полезно определить, какие отношения документ регулирует, существует ли соответствующий представительный орган и какая процедура предусмотрена законом и действующими соглашениями. Исходная позиция говорит, что участие профсоюза может потребоваться, а не устанавливает безусловное право согласовать любую политику оператора. После принятия необходимо организовать доведение применимых правил до работников и реальное исполнение, а не считать процедуру утверждения единственным требованием.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Всех ли работников знакомят с политикой обработки и положением о данных персонала?
- Почему B2B-компания без клиентов-физлиц всё равно обрабатывает персональные данные?
- Можно ли объединить положения об обработке данных в один локальный документ?
- Каким документом руководитель создаёт комиссию по защите персональных данных?
- Достаточно ли кадрового положения, если данные клиентов обрабатываются вне сайта
