Освобождает ли штат менее 50 человек от правил данных внутренней линии сообщений?
Российский раздел руководства 2023 года связывает требования с фактом обработки, а не с числом сотрудников. Добровольность канала не отменяет законные обязанности.
Короткий ответ
Нет. Если внутренняя линия сообщений обрабатывает персональные данные, российские требования к ним действуют независимо от того, меньше ли в компании 50 работников. Такой вывод дан в российском разделе руководства WSG, опубликованном АЛРУД 16 мая 2023 года.
Внутренняя линия сообщений может получать не только имя заявителя. В тексте жалобы могут быть сведения о коллегах, руководителе, клиенте или свидетеле. Даже если создание канала добровольно, после получения таких данных нужно определить цель, основание и порядок работы с ними.
Закон № 152-ФЗ не устанавливает общего освобождения от всей обработки только из-за указанной численности. Поэтому иностранный порог обязательного создания канала нельзя автоматически превратить в российский порог применения законодательства о данных.
Практически компании полезно понять, кто читает сообщения, как ограничен доступ и какие материалы передаются для проверки. Одно название «конфиденциальная линия» не гарантирует закрытости, если обращения доступны всем руководителям или хранятся в общем почтовом ящике.
Анонимный способ отправки также не обязательно означает отсутствие персональных данных. Автор может не назвать себя, но подробно описать конкретного работника и события, по которым человека легко установить. Оценивать нужно содержание, а не только наличие поля имени.
Источник рассматривает положение на 2023 год. Он не устанавливает полный современный режим внутренних расследований и не требует от любой малой компании создать специальный канал. Его вывод уже: если компания решила использовать такой канал и реально получает данные, добровольность решения и небольшой штат сами по себе не отменяют обязанностей по их законной обработке и защите.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Как защитить конфиденциальность внутренних жалоб сотрудников?
- Кто определяет состав личного дела работника и форму описи в обычной организации?
- Почему B2B-компания без клиентов-физлиц всё равно обрабатывает персональные данные?
- Обязан ли участник переписи сообщать свою национальную принадлежность?
- Что должен делать ответственный за организацию обработки персональных данных?
