Нужно ли учитывать уведомлениеРКН при бронировании работнику зарубежной гостиницы?
Передача работодателем данных иностранному получателю для бронирования требует проверки правил трансграничной передачи, даже если поездка служебная.
Короткий ответ
Да, если работодатель сам передаёт персональные данные работника иностранному отелю или иному иностранному получателю. Служебная цель бронирования не исключает применения статьи 12 Закона № 152-ФЗ. Поэтому нужно оценить обязанность уведомления и остальные условия трансграничной передачи.
Сначала следует установить фактический маршрут. Кто оформляет бронь, кому отправляются имя, паспортные реквизиты или контакты, где находится получатель и какие действия выполняет посредник? Пересылка данных сотрудником компании иностранному отелю и самостоятельное бронирование работником за свой счёт не должны описываться как одна и та же операция работодателя.
Правовое основание передачи и уведомление решают разные задачи. Даже если данные необходимы для организации командировки или надлежащим образом получено согласие, это не означает автоматического освобождения от трансграничной процедуры. И наоборот, подача уведомления не создаёт основание передавать избыточные сведения.
Например, нужно выяснить, действительно ли для выбранного этапа бронирования требуется полный скан паспорта либо достаточно ограниченного набора данных. Также полезно определить условия хранения и удаления у получателя и возможность выполнить предусмотренные законом требования. Российское расположение исходной кадровой базы само по себе не исключает последующей передачи за границу; требования локализации по статье 18 оцениваются отдельно.
Вывод из рассматриваемого фрагмента не в том, что каждая поездка автоматически требует нового уведомления на каждую бронь. Нужно проверить, какой процесс уже заявлен, соответствует ли ему конкретная передача и требуется ли изменение сведений. Существенен реальный обмен данными, а не только приказ о командировке.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Нужно ли отдельное уведомление о каждом иностранном поставщике с данными подписанта
- Как отсутствие защиты данных у иностранного получателя связано с запретом передачи?
- Что получить от иностранного получателя до уведомления РКН о передаче данных?
- Могут ли крупной иностранной интернет-компании запретить сбор и передачу персональных данных?
- Чем различаются два порядка запрета трансграничной передачи персональных данных?
